Rechtssichere
E-Mail Archivierung
Bewahren Sie wichtige E-Mail und Datenanhänge datenschutzkonform und sicher auf
Wir lösen Ihr Problem.
E-Mails sind aus der heutigen Unternehmenskommunikation kaum noch wegzudenken.
Doch so schnell, wie eine E-Mail verschickt ist, so schnell kann diese auch verschwinden. Ob durch Mitarbeiter Wechsel, versehentliches löschen oder Serverausfälle. Wir helfen Ihnen bei der sicheren E-Mail Archivierung und schützen Sie vor dem Verlust von Daten.
Vorteile der E-Mail Archivierung
Sichere Archivierung unter Einhaltung der rechtlichen Auflagen
Automatisierte Speicherprozesse
Entlastung Ihres eigenen E-Mail Servers
100% DSGVO konforme Archivierung
Lückenloser Datenerhalt ohne Verluste
Vollständige Kontrolle über Ihre Datenbank
Einfache Auffindbarkeit durch Suchfunktion des Archivs
Praktische Inhouse- oder Cloud-Lösungen
Die Suche nach alten E-Mails
Wie oft suchen Sie pro Woche
nach alten E-Mails?
Wie lange brauchen Sie, um
alte E-Mails wiederzufinden?
Status der E-Mail als Kommunikationsmittel in Deutschland
Umfrage Juli 2020, durchgeführt von der REDDOXX GmbH
Juristische Rahmenbedingungen bei der Archivierung
Daten elektronischen Ursprungs müssen auch elektronisch archiviert werden
Die elektronischen Daten müssen stets in Originalzustand bleiben. Andernfalls muss die Änderung jederzeit rückgängig gemacht werden können
Die Speicherung von E-Mails und Dateianhängen in Papierform ist nicht zulässig
Die archivierten E-Mails und Daten müssen zeitnah abgerufen werden können
Daten, die elektronisch auswertbar sind, müssen diese Eigenschaft auch behalten
Die Übertragung der Daten auf eine andere Speichertechnologie muss gegeben sein
E-Mails und E-Mail Anhänge müssen ihr Originalformat bei der Archivierung behalten
Der Speicher muss erweiterbar sein und der Kapazität der Daten entsprechen
Zu archivierende Dokumente dürfen keiner Formatänderung unterzogen werden (z.B. E-Mail zu PDF)
Kostenlose Beratung
Herausforderungen bei der E-Mail Archivierung
Privat E-Mails
Die Archivierung von E-Mails stellt Sie beim Punkt "private E-Mails" vor datenschutzrechtliche Herausforderungen? Wir helfen Ihnen bei einer zufriedenstellenden Lösung für Mitarbeiter und Unternehmen. Dies kann zum Beispiel durch separate E-Mail Adressen, Filterregeln oder eine manuell Markierung betroffener, privater Mails geschehen.
Ehemalige Mitarbeiter
Bei der Verabschiedung von Mitarbeitern ist darauf zu achten, dass geschäftliche E-Mails nicht bei Verlassen der Firma gelöscht werden. Sie möchten wissen, wie Sie die E-Mail Adresse des ehemaligen Mitarbeiters entfernen und gleichzeitig die Mail Kommunikation richtig archivieren? Wir helfen Ihnen gerne.
Löschung aus dem Archiv
Die Löschung aus dem Archiv kann verschiedene Gründe haben. Entweder handelt es sich um E-Mails, die gar nicht archiviert werden dürften, oder nur für eine bestimmte Zeit. Aus Sicherheitsgründen sollten solche Lösungen nicht manuell durchgeführt werden. Wir helfen Ihnen eine effiziente Automatisierung zu erstellen, die E-Mails sicher löscht.
Umzug des Mailservers
Die Technologie verändert sich. Und mit ihr auch die entsprechenden Programme und Anwendungen, die wir heutzutage noch selbstverständlich nutzen. Sie fragen sich, was mit Ihren E-Mails passiert, wenn sie den Mail-Server wechseln? Wir bieten Ihnen effektive Lösungen an, mit denen Sie auch bei Wechsel Ihrer Systeme noch bequem auf Ihre alten E-Mails zugreifen können.
Arten der Archivierung
Sie möchten wissen, welche Art der Archivierung die beste für Ihr Unternehmen ist? Viele Unternehmer setzen auf eine manuelle Archivierung. Dabei ist eine automatische Archivierung oftmals die bessere und sichere Variante. Wir beraten Sie gerne und erstellen ein Archiv nach Ihren Bedürfnissen.
Unzulässige Archivierungen
Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden. Besonders problematisch ist die dauerhafte Archivierung von E-Mails mit personenbezogenen Daten wie zum Beispiel Bewerbungen oder weiteren sensiblen Inhalten. Wir helfen Ihnen gerne bei der rechtsicheren Archivierung der richtigen E-Mails und informieren Sie über die gesetzlichen Anforderungen.
Kombination von Speicherorten
Wussten Sie schon? E-Mails müssen nicht alle an einem Speicherort archiviert werden. Besonders ältere E-Mails können auf Speicherorten abgelegt werden, die tendenziell etwas langsamer aber dafür kostengünstiger sind. Die Archivierung an verschiedenen Speicherorten ist also besonders effizient. Lassen Sie sich noch heute beraten.
Brauchen Sie wirklich eine E-Mail Archivierung?
Die Antwort auf diese Frage lautet ja! Abgesehen von den enormen, wertvollen Informationen, die Sie uns Ihre Mitarbeiter in E-Mails verbreiten, sind Sie als Unternehmer zur Archivierung bestimmter E-Mails verpflichtet. Sie haben laut Gesetz dafür sorge zu tragen, dass Ihre Daten langfristig und sicher aufbewahrt werden. Aber reicht hier nicht einfaches speichern? Leider ist dies nicht die sicherste Lösung und kann zu rechtlichen oder technischen Schwierigkeiten führen. Hier finden sie die Häufigsten Irrtümer in Sachen E-Mail-Archivierung auf einen Blick.
„Ich darf wegen Datenschutz keine E-Mails archivieren“
Unsere Archivierungslösungen sind zu 100% DSGVO konform. Für die Löschung personenbezogener Daten werden automatisierte Regeln eingesetzt, welche die Entsprechenden Inhalte fristgerecht löschen. Alle Regeln sind an die aktuellen gesetzlichen Fristen angepasst.
„Mein Unternehmen ist zu klein für E-Mail-Archivierung“
Im Grunde ist kein Unternehmen zu klein für eine Archivierung. Im Gegenteil: Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, E-Mails sicher und eine vorgegebene Zeit aufzubewahren. Dies ist rechtlich festgelegt und Unterliegt den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)“.
„Ich kann E-Mails doch ausdrucken und abheften“
Diese Form der Archivierung ist laut den oben benannten Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern leider nicht anerkannt. Diese schreiben vor, dass alle Informationen im Originalzustand archiviert werden müssen. In diesem Falle also digital. Zudem unterstützen wir unserer Umwelt zuliebe eine digitale Archivierung die unnötiges Papier vermeiden kann.
„Mein PC hat doch ein Backup gemacht, das reicht“
Die automatischen Backups, die täglich bei Ihnen erstellt werden, ersetzen keine langfristige Archivierung. Hierbei können Inhalte vor dem Backup gelöscht werden und es ist keine manipulationssichere Lösung geboten. Mit einem E-Mail-Archiv erfüllen Sie hingegen die rechtlichen Anforderungen und erhöhen die Sicherheit bei der Datenspeicherung.
„Ich muss doch nur Rechnungen archivieren“
Als Unternehmer hat man selbstverständlich die Pflicht, seine Rechnungen aufzubewahren. Jedoch besteht ebenso die Pflicht, alle Geschäftsprozesse und geschäftsrelevante Nachrichten abzuspeichern. Da heutzutage alle Rücksprachen rund um einen Auftrag, Lieferung und Angebote digital stattfindet, müssen alle diese Daten auch entsprechend archiviert werden.
„Mein PC hat doch ein Backup gemacht, das reicht“
Die automatischen Backups, die täglich bei Ihnen erstellt werden, ersetzen keine langfristige Archivierung. Hierbei können Inhalte vor dem Backup gelöscht werden und es ist keine manipulationssichere Lösung geboten. Mit einem E-Mail-Archiv erfüllen Sie hingegen die rechtlichen Anforderungen und erhöhen die Sicherheit bei der Datenspeicherung.
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